CURSO DE CAPACITACIÓN DIGITAL

Google Calendar es una herramienta versátil que permite planificar actividades de manera eficiente. Más allá de la simple creación de eventos, esta aplicación ofrece diversas funciones que facilitan la gestión del tiempo, la colaboración con otras personas y la integración con otras herramientas digitales. Con opciones de personalización, recordatorios automatizados y la posibilidad de compartir calendarios. 

PERSONALIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE GOOGLE CALENDAR

Google Calendar permite personalizar los eventos y adaptar la visualización del calendario a nuestras necesidades. Existen diferentes opciones que facilitan el uso y hacen más eficiente la planificación diaria: 

• Cambio de colores en eventos: Se puede asignar un color distinto a cada tipo de evento. Por ejemplo, se pueden usar colores diferentes para actividades académicas, laborales y personales, lo que facilita la visualización rápida de la agenda. 

• Notificaciones y recordatorios: Google Calendar permite configurar alertas para eventos próximos. Estas notificaciones pueden ser enviadas por correo electrónico o aparecer como una ventana emergente en el dispositivo. 

• Vista de múltiples calendarios: Es posible administrar varios calendarios en la misma cuenta, lo que permite separar eventos personales, laborales o académicos sin mezclarlos en un solo espacio. 

Además, Google Calendar ofrece la posibilidad de sincronizar la información con otras herramientas de Google, como Gmail, Google Meet y Google Tasks, lo que facilita la integración de citas y recordatorios en un solo lugar. 

Google Meet: Programación de reuniones virtuales 

Google Meet es una plataforma de videoconferencias que permite realizar reuniones en línea con facilidad. Al integrar Meet con Google Calendar, se puede programar una reunión y generar automáticamente un enlace de videollamada sin necesidad de configuraciones adicionales. 

Cómo programar una reunión con Meet desde Google Calendar 

Al crear un evento en Google Calendar, se encuentra la opción "Añadir videoconferencia de Google Meet". Al seleccionarla, se generará un enlace de acceso a la reunión. Este enlace se enviará automáticamente a los invitados al evento. En el día y hora programados, los asistentes solo tendrán que hacer clic en el enlace para unirse a la reunión. 

Gmail: Creación de eventos desde el correo electrónico 

Otra función destacada de Google Calendar es su integración con Gmail. Muchas veces, los eventos o reuniones se organizan a través del correo electrónico, y Google Calendar permite transformar esos mensajes en eventos sin necesidad de escribirlos manualmente. 

Cómo crear un evento desde Gmail 

Dentro de un correo en Gmail, se puede hacer clic en el icono de Google Calendar (normalmente en la parte superior del mensaje). 

Google Calendar abrirá automáticamente una ventana con un evento sugerido, tomando en cuenta la fecha y la información del correo. 

Solo será necesario ajustar los detalles y guardar el evento. De esta manera, se evita la tarea de copiar y pegar información, facilitando la gestión de reuniones y citas directamente desde el correo electrónico. 

Google Tasks: Creación de listas de tareas 

Google Tasks es una herramienta diseñada para la gestión de tareas pendientes. Se encuentra integrada en Google Calendar, permitiendo programar actividades dentro del calendario sin necesidad de crear eventos. 

Diferencias entre eventos y tareas en Google Calendar:

Los eventos tienen una fecha y hora fija y suelen involucrar reuniones o citas.  

Las tareas son actividades que se deben completar, pero no necesariamente en un horario específico. 

Cómo añadir tareas en Google Calendar 

En Google Calendar, se debe hacer clic en la opción "Tarea" en lugar de "Evento". Se escribe el nombre de la tarea y, si es necesario, se le asigna una fecha de vencimiento. Una vez completada, se puede marcar como realizada para que desaparezca de la lista. 

Funciones útiles de Google Tasks:

• Tareas con fecha límite: Puedes establecer un día concreto para completar una tarea, y aparecerá reflejada en el calendario.

• Tachado de tareas completadas: Una vez realizada, puedes marcarla como completada, y el sistema la mostrará tachada, lo que da una sensación clara de progreso.

• Creación de subtareas: Dentro de una tarea principal puedes añadir pequeños pasos o acciones que deben cumplirse. Por ejemplo, si la tarea es “Preparar una presentación”, las subtareas pueden ser: “Buscar información”, “Diseñar diapositivas”, “Practicar exposición”.

Sincronización con otros calendarios 

Google Calendar permite visualizar y administrar distintos calendarios dentro de una misma cuenta. Esto facilita la integración con calendarios compartidos, ya sea de compañeros de trabajo, familiares o incluso calendarios públicos como festivos o eventos importantes. 

Cómo añadir otros calendarios a Google Calendar 

En la sección "Otros calendarios", se puede ingresar el correo electrónico de una persona para solicitar acceso a su calendario. 

También es posible suscribirse a calendarios públicos, como los de festividades o eventos deportivos. Una vez añadidos, estos calendarios aparecerán en la vista principal, diferenciados por colores. 

Esta funcionalidad es útil para quienes trabajan en equipo y necesitan coordinar horarios de manera eficiente.

Otras aplicaciones, Servicio Cántabro de Salud: 

Desde el Servicio Cántabro de Salud, una vez confirmada la cita nos sale este mensaje: 

Pinchando en "añadir a calendario" se abrirá automáticamente el Google calendar de esta manera: 

Confirmando que la fecha y la hora estén correctas, se puede guardar la cita de manera que se quede reflejada en nuestro calendario. 

ACTIVIDADES

Actividad 1. Crea un evento en Google Calendar y añade un enlace de videollamada con Google Meet. Invita a un compañero o compañera al evento y comprueba si acepta la invitación.

Actividad 2. Abre un correo en tu cuenta de Gmail que contenga una cita o un evento (real o inventado) y utiliza la opción para añadirlo al calendario. Asegúrate de que quede bien registrado.

Actividad 3. En Google Calendar, cambia de “evento” a “tarea” y crea una tarea con un título claro. Después, añade al menos dos subtareas y márcalas como completadas cuando termines.

Actividad 4. Agrega un calendario público (por ejemplo, el de festivos de tu comunidad o un calendario escolar) desde la sección “Otros calendarios”. Observa cómo se visualiza junto al tuyo.