¿CÓMO ESCRIBIR UN CORREO?

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El correo electrónico es uno de los sistemas de comunicación más habitual actualmente. Y aunque se desarrolle en el mundo online, hay que tener en cuenta que, como en todas las comunicaciones, tiene una serie de reglas y normas sociales, que muchas veces se olvidan. En Internet, en muchas ocasiones se descuida el lenguaje, se cometen faltas de ortografía, se abrevian palabras, etc., pero deben evitarse.  Veamos algunas normas o reglas que nos servirán para enviar de forma correcta un correo electrónico.


ASUNTO
Es la línea más importante del correo. La información principal debe estar incluida en el asunto del correo, para evitar que el receptor pierda el tiempo. Es nuestra carta de presentación, por lo que se debe escribir una frase informativa y atractiva.  A menudo, la gente no abre un correo a menos que la línea de asunto indique que es algo que vale la pena leer.

 

GRAMÁTICA Y ORTOGRAFÍA
Hoy en día, muchas personas pueden escribir en un momento un correo electrónico a través de su smartphone en el tren o el autobús, por ejemplo. En estos casos, la falta de concentración es comprensible, pero no puede ser una excusa para errores tipográficos, ortográficos o construcciones incorrectas.
 
Tómate la molestia de comprobar si el correo escrito tiene errores. Muchas aplicaciones para email tienen correctores automáticos, no obstante, es recomendable no confiarlo todo a los mismos, sino comprobarlo por uno mismo.
 

 

ABREVIATURAS
Las abreviaturas deben usarse con moderación en los correos electrónicos. Hay dos motivos principales en contra del uso de las abreviaciones inusuales:

  • En algunos casos requieren ser descifradas.
  • Dan la impresión de que el autor no considera al lector lo suficientemente importante como para tomarse tiempo en escribir el mensaje íntegro.


TONO
En una correspondencia escrita, a diferencia de la conversación oral, no puedes acompañar tu discurso con comunicación no verbal. El receptor no es capaz de percibir expresiones faciales o una determinada entonación que maticen el mensaje verbalizado. Con la ironía, por ejemplo, podemos estar verbalizando un mensaje y expresando totalmente lo contrario.

En este sentido, los chats se han acompañado con emoticonos que nos permiten acercarnos más a una conversación personal. Por el contrario, su uso no es adecuado al escribir un email formal y, por este motivo, se recomienda eliminar alusiones satíricas, ironías y humor. En su lugar se aconseja un tono más concreto y amistoso.


ARCHIVOS ADJUNTOS
Cuando un email lleva un archivo adjunto, comprueba el haberlo hecho correctamente antes de enviar el correo y que has elegido el archivo correcto.


Ten en consideración el tamaño del documento: solo porque se te permita adjuntar archivos de gran tamaño no significa que el destinatario sea un objetivo ideal para sobrecargar el correo con otros documentos. Por este motivo, no sería conveniente enviar archivos de más de 5 MB por correo electrónico si es posible (o solo si previamente se le ha consultado al receptor).
 

Presta también atención al formato del archivo adjunto:  por el hecho de trabajar con un determinado formato, no debes presuponer que el receptor tiene el programa apropiado para poder abrirlo. Para los archivos de texto es aconsejable enviar PDF en vez de documentos en Word, pues tienen la ventaja de que pueden leerse independientemente de la plataforma, y, en general, tampoco pueden modificarse. Word, por el contrario, se abre de una forma u otra dependiendo del software empleado, por lo que lo que se envía y lo que recibe nuestro objetivo, podría no coincidir con exactitud.

 

ACTIVIDAD

Teniendo en cuenta todo lo anterior, redacta dos correos:

  • Uno solicitando un presupuesto para la reforma del baño de casa.
  • Otro para invitar a los compañero a tu fiesta de cumpleaños.